如果你管理一個(gè)團隊，恐怕最大的痛點(diǎn)就是成員的任務(wù)遺忘和拖沓。這可不是那種搖搖頭，聳聳肩就算數的痛點(diǎn)，因為如果你對此無(wú)動(dòng)于衷，長(cháng)此以往意味著(zhù)低績(jì)效，低競爭力，最終在競爭中落敗。

我們雖然說(shuō)高績(jì)效的員工是被自發(fā)性驅動(dòng)，不需要被動(dòng)管理，總能交付成果。但是，“自發(fā)力”是我們在管理上生造的一個(gè)詞匯而已，它背后的根源是這些成員養成了良好的工作習慣。當一件事情成為習慣時(shí)，它不僅不需要外力的管控，連自己的大腦都不需要經(jīng)過(guò)。

在良好的工作習慣中，任務(wù)管理首當其沖，包括及時(shí)記錄代辦任務(wù)，定期梳理任務(wù)列表，更新任務(wù)進(jìn)度，知會(huì )任務(wù)成員，和準時(shí)交付任務(wù)成果。史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個(gè)習慣》中所提到的“要事第一”習慣反映的就是任務(wù)管理的原則。但是在習慣尚未建立前，要做到有效的任務(wù)管理對于個(gè)人來(lái)說(shuō)是非常困難的。David Allen發(fā)明的GTD個(gè)人時(shí)間管理方法在理論上非常精妙，但也無(wú)法彌補習慣建立的鴻溝。美國人統計，只有3%的工作人群能夠養成GTD習慣。

那么，有沒(méi)有一個(gè)可行的辦法，可以有效地幫助團隊成員集體養成任務(wù)管理的好習慣呢?分割線(xiàn)后面藏著(zhù)的答案也許能夠幫到你。

Nir Eyel在《Hooked》一書(shū)中描述了一個(gè)習慣建立的心理模型，描述了習慣形成和穩定的四個(gè)必經(jīng)環(huán)節，包括Trigger(觸發(fā)條件)，Action(首次行動(dòng))，Variable Reward(多樣的獎賞)和Investment(再投資)。(我的中文翻譯結合了實(shí)際意義)。每個(gè)環(huán)節的背后都有人類(lèi)心理和生理的緣由。無(wú)論是好習慣和壞習慣，總是經(jīng)歷了這四個(gè)階段而形成并穩固。

Eyel在書(shū)中用此模型詮釋了為什么有些產(chǎn)品能夠吸引用戶(hù)，建立粘性并培育了穩固的用戶(hù)習慣，例如Google的搜索，Facebook的社交。而有些產(chǎn)品，雖然成功地獲得了大量的高頻度用戶(hù)，但隨著(zhù)時(shí)間的推移，這些用戶(hù)還是會(huì )移情別戀，例如Zynga的游戲，咱們中國的開(kāi)心網(wǎng)。

借用Eyel的模型，我們發(fā)現一個(gè)圍繞心理學(xué)精心設計的步驟和方法，同樣可以用來(lái)幫助培育團隊的任務(wù)管理好習慣，使用這個(gè)方法來(lái)積極影響團隊成員，要遠比放任個(gè)人自己建立習慣要容易成功得多。

在習慣建立的過(guò)程中，有兩個(gè)重要的元素，一個(gè)是頻度，另一個(gè)是態(tài)度的改變。通過(guò)這兩個(gè)元素的增加，到達一定時(shí)刻，用戶(hù)的行為將無(wú)須提醒，用戶(hù)做出行為之前已經(jīng)沒(méi)有必要思考，甚至如果不進(jìn)行這個(gè)行為，用戶(hù)會(huì )感到極度不適，就是所謂的養成。

為了促進(jìn)團隊成員養成任務(wù)管理的習慣，團隊Leader可以有意識地進(jìn)行一些管理行動(dòng)，來(lái)提升行為發(fā)生的頻度，促進(jìn)隊友對任務(wù)管理態(tài)度的改變。

1. Trigger

任務(wù)誕生的時(shí)刻，是一個(gè)常見(jiàn)的習慣外部觸發(fā)器，比如會(huì )議結束形成會(huì )議記錄的時(shí)刻，會(huì )議主持人也許會(huì )問(wèn)“大家都記住自己的任務(wù)安排了嗎?” 此時(shí)，應當及時(shí)讓相應的任務(wù)負責人創(chuàng )建任務(wù)。明道在軟件設計中甚至安排了一個(gè)快捷鍵T，任意頁(yè)面均可快速建立一個(gè)任務(wù)。這個(gè)動(dòng)作讓每個(gè)成員嘗試若干次，就有機會(huì )讓“會(huì )議結束時(shí)刻”這個(gè)觸發(fā)器與任務(wù)創(chuàng )建動(dòng)作相聯(lián)系。

除了會(huì )議布置任務(wù)，有些團隊還通過(guò)業(yè)務(wù)流程中的訂單、工單等創(chuàng )建任務(wù)，這些都相對更加容易通過(guò)規程來(lái)建立習慣。

除了一個(gè)顯性的事件可以作為外部的觸發(fā)條件，潛移默化地，成員會(huì )將建立任務(wù)的行動(dòng)和當時(shí)的心理情緒聯(lián)系起來(lái)。比如當任務(wù)被確認的時(shí)刻，大腦中會(huì )特定投射出某一種緊迫、確定、責任的感覺(jué)，當這種內在的心理能夠成為創(chuàng )建任務(wù)動(dòng)作的觸發(fā)器時(shí)，成員就有了下意識的行為，習慣就有很大的機會(huì )被固定下來(lái)。

創(chuàng )建任務(wù)的動(dòng)作是能夠有比較明確的觸發(fā)條件的，而定期梳理任務(wù)，及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度這些行為則更多依賴(lài)外部觸發(fā)條件，比如定時(shí)的日程提醒。(比如每個(gè)周五晚上的當周任務(wù)回顧)。

2. Action

在成員被觸發(fā)任務(wù)創(chuàng )建相關(guān)的心理活動(dòng)時(shí)，需要一個(gè)極端快速和簡(jiǎn)單的方式記錄下來(lái);當被觸發(fā)梳理任務(wù)時(shí)，最好能夠有一個(gè)整整齊齊的現成任務(wù)清單用來(lái)復盤(pán)。處理任務(wù)永遠是一件繁重和令人痛苦的工作，因此，簡(jiǎn)單和最小化的切入行動(dòng)很重要。簡(jiǎn)化的步驟可以讓成員有最大的機會(huì )得到任務(wù)管理的回報(第三點(diǎn)要說(shuō)到的Reward)。

因此，早期可以鼓勵團隊使用簡(jiǎn)單的扁平任務(wù)列表或者check-list來(lái)記錄本人任務(wù)，只需要記錄下一個(gè)能夠識別任務(wù)的簡(jiǎn)單標題，這樣在梳理回顧任務(wù)進(jìn)度的時(shí)候，可以付出最小的腦力。

當需要在一個(gè)任務(wù)中分解任務(wù)的時(shí)候，也可以按照簡(jiǎn)單的邏輯快速列舉待辦項。

在建立團隊任務(wù)管理習慣的時(shí)候，不要一下子推進(jìn)到復雜的項目管理，令人眼花繚亂的甘特圖，資源表，燃盡圖是絕對不可能讓成員感受到任務(wù)管理的美妙的。用簡(jiǎn)潔的任務(wù)列表，讓成員上手，很快大家就能夠開(kāi)始嘗到一些甜頭。

3. Variable Reward

人的習慣養成，一定都會(huì )通過(guò)嘗到甜頭，感受愉悅的過(guò)程，哪怕養成壞習慣，也是一樣的。所以，要盡早、盡多地讓伙伴感知任務(wù)管理的成果。

在個(gè)人版的一些任務(wù)管理工具中，完成任務(wù)的標記常常被用來(lái)大做文章，深受用戶(hù)喜愛(ài)的“奇妙清單”在用戶(hù)完成一個(gè)任務(wù)時(shí)會(huì )發(fā)出非常清脆悅耳的叮一聲。有人甚至就是為了聽(tīng)一聲，故意創(chuàng )建很多小任務(wù)。比如我就在寫(xiě)這篇文章前，在我的清單中加上了這個(gè)。

Eyel之所以將這個(gè)環(huán)節命名為Variable Reward，是因為在提升用戶(hù)愉悅感的過(guò)程中，如果回報總是在預期范圍內，它的效應就會(huì )日漸減弱。這也是為什么大多數模式化游戲玩家很快就會(huì )失去興趣的原因。在任務(wù)管理中，僅僅依靠完成任務(wù)的標記過(guò)程是不足以帶來(lái)持續的愉悅的。團隊任務(wù)協(xié)作中，更好的Variable Reward可能會(huì )來(lái)自項目負責人對任務(wù)完成的評價(jià)，所以管理者要積極利用這個(gè)過(guò)程，通過(guò)每次針對性的激勵性評價(jià)來(lái)鼓舞成員堅持任務(wù)管理和溝通。

在團隊任務(wù)管理中，更大的成就感來(lái)自“任務(wù)的共同完成”。所以，團隊leader應當幫助成員有意識地準時(shí)完成任務(wù)，并及時(shí)標記完成?？纯聪旅孢@個(gè)明道任務(wù)中心視圖，可以想象這個(gè)項目的成員得到了多少的成就感。

4. Investment

當愉悅的正反饋持續循環(huán)后，成員勢必會(huì )加深任務(wù)管理的使用。正如明道用戶(hù)行為的Insights所印證的，活躍用戶(hù)的使用度在開(kāi)始使用的三個(gè)月內會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移不斷加深。這是因為用戶(hù)不僅從好習慣養成中得到了收益，還繼續投入了自己的時(shí)間、精力，積累了任務(wù)數據在協(xié)同平臺中。當進(jìn)入到這個(gè)環(huán)節的時(shí)候，毫無(wú)疑問(wèn)，團隊已經(jīng)確定地養成了任務(wù)管理的好習慣，并開(kāi)始從中持續受益。