上個(gè)月寫(xiě)了一篇針對職場(chǎng)新人的《CEO教你如何寫(xiě)一封專(zhuān)業(yè)郵件》后，引起許多人關(guān)注，這促使我想再寫(xiě)一篇加強版來(lái)分享更多關(guān)于寫(xiě)郵件的細節要點(diǎn)，使讀者能掌握更多實(shí)用技巧。

1. “郵件主標題”新增技巧版 上次只說(shuō)郵件標題需注重一目了然，用“【主旨】+【敘述】”的格式。此次補充幾點(diǎn)： 代表公司對外發(fā)郵件時(shí)最好在主旨內寫(xiě)上公司名，顯得更為正式，因而能增加開(kāi)啟合作的可能性。常見(jiàn)情況就是對外部門(mén)發(fā)給“潛在客戶(hù)”的郵件，或是針對合作客戶(hù)的會(huì )議邀請郵件，此時(shí)可以在標題中直接寫(xiě)公司名稱(chēng)，以便加深印象。 公司對內郵件則在主旨內寫(xiě)上部門(mén)名, 加強提醒，以便合作部門(mén)及時(shí)查收反饋。

2.“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法 “轉發(fā)”(forward)、“單一回復”(reply only)和“全部回復”(reply to all)這幾個(gè)用法還是很講究的，我列了幾個(gè)情境稍加說(shuō)明： 1)原有N個(gè)人在郵件組內，當要回復的內容只針對特定人員、但是內容跟討論的主題相關(guān)，建議用“to”(指定人員)，其他人為“CC”(抄送); 2)原有N個(gè)人在郵件組內，要回復的內容跟所有人相關(guān)、并希望他們都知曉此事，建議用法“reply all”; 3)原有N個(gè)人在郵件組內，要讓不在組內的特定者知曉此事，請“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有組內的N個(gè)人。 4)如果想讓特定主管知曉郵件內容，建議在回復郵件時(shí)順帶增加人員到mail loop(郵件討論組)，并在郵件內容上說(shuō)明組內人員新增的情況(這一定要注意)。

小秘方： 1)我常常發(fā)現自己寫(xiě)給下屬并“CC”相關(guān)部門(mén)的郵件，回復對象僅僅只是我，這是一個(gè)非常不專(zhuān)業(yè)的錯誤; 2)同一封郵件to & cc相關(guān)人員不止一個(gè)時(shí)，避免各自單獨交流或不回復，以免訊息不對等; 3)國內常常利用QQ交流溝通細節，請概括總結以后回復郵件以利大家知曉，就算是QQ群組溝通也請整理匯總再E-mail; 4)同一議題、回復相關(guān)內容或更新進(jìn)度時(shí)，請用原E-mail回復和往來(lái)，勿另起郵件。

3. 附件的使用 很多時(shí)候我們會(huì )需要利用附件來(lái)溝通更完整訊息，補充幾個(gè)這方面的注意事項： 1)許多公司收郵件有對附件容量的控制，所以請注意附件大小，以免因被退件而遺失訊息; 2)有時(shí)候郵件需要提供多個(gè)附件，建議在內容相關(guān)段落標記附件名稱(chēng)(如“具體數據詳見(jiàn)附件《***》”)，便于收件人查詢(xún)附件; 3)任何情況下都建議附件名稱(chēng)具體化，不用“附件1”、“附加2”等籠統名稱(chēng)，以便收件人存檔時(shí)能與內容匹配; 4)考慮到許多客戶(hù)端適配的問(wèn)題，改掉在郵件內直接黏貼附注信息的習慣，盡量用附件(excel、圖片等)取代，以免郵件讀取出錯。

4. 會(huì )議邀請 會(huì )議邀請是件非常重要的事情，尤其商務(wù)性邀請，所以寫(xiě)會(huì )議邀請郵件需要更加注意，在內容上必須具備以下四項： 1)會(huì )議主旨：簡(jiǎn)單明確的會(huì )議目的; 2)會(huì )議時(shí)間：請確保時(shí)間是已經(jīng)過(guò)雙方確認的; 3)與會(huì )人員：雙方與會(huì )人員(這點(diǎn)非常重要，因為牽扯到與會(huì )人員的部門(mén)&職稱(chēng)、對應需要派出的人員是否為同一位階，以及相關(guān)支持部門(mén)是否與會(huì )以確保會(huì )議溝通順利); 4)會(huì )議主旨：如果是正式的商務(wù)會(huì )議邀請，建議明確會(huì )議日程表及每個(gè)日程表的時(shí)間和負責人，以確保與會(huì )人員了解會(huì )議流程并準備好相關(guān)資料。

小秘方： 1)如果是正式商務(wù)邀請，建議在描述與會(huì )人員時(shí)有完整的“名字、部門(mén)、職稱(chēng)”，這既是禮儀，也能確保雙方派出人員是“對等”的; 2)如果有較重要資料(如一些報告、數據、訊息等)，建議在會(huì )前發(fā)給與會(huì )人員，確保參會(huì )者提前有所了解，以精簡(jiǎn)會(huì )議節奏和時(shí)間。

除了掌握以上幾大要點(diǎn)外，還需要學(xué)習的一項是：如何寫(xiě)出讓主管快速掌握內容重點(diǎn)且達成目標的郵件，這對在職者而言應該是職場(chǎng)技能中很重要的一環(huán)。 我依據個(gè)人習慣和偏好將“發(fā)給主管的郵件”分為4大類(lèi)，每一類(lèi)附加注意事項，希望這部分“私人分享”有助于你在給你主管寫(xiě)郵件時(shí)，更好地掌握對方思緒，使郵件往來(lái)更有效。

1)報告性郵件 例如：銷(xiāo)售部門(mén)向領(lǐng)導匯報Q1銷(xiāo)售數據的郵件 這類(lèi)郵件要先交代報告事件的結果，再交代報告事件的背景或執行過(guò)程。大部分主管都不喜歡郵件內容長(cháng)篇大論，所以必須抓住“清楚目的”和“事情結果”這兩個(gè)要點(diǎn)，使你的主管快速了解這封郵件的意義，然后他才會(huì )往下做更深入的了解。 所以如果是報告Q1銷(xiāo)售數據的郵件，你應該先寫(xiě)銷(xiāo)售總額，再寫(xiě)銷(xiāo)售金額分布，然后才是銷(xiāo)售金額的細項及一些特殊的案例。

2)要求性郵件 例如：產(chǎn)品主管想要讓領(lǐng)導去push技術(shù)人員完成某個(gè)產(chǎn)品需求的郵件 這類(lèi)郵件要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山直接說(shuō)目的(這目的可能是一個(gè)特殊要求，或是需要主管支持的事情)，然后再說(shuō)原因或緣由，避免讓主管去花時(shí)間看一封一頭霧水的郵件。 所以在如果要寫(xiě)例子里的這封郵件，你應該要告訴主管，你需要他支持做什么事情，然后再敘述為何提出這個(gè)需求，以及加快開(kāi)發(fā)進(jìn)度可能會(huì )產(chǎn)生的影響。

3)匯總性郵件 例如：部門(mén)主管匯報每周重點(diǎn)工作安排等“例行性報告”的郵件 這類(lèi)郵件比較沒(méi)有“優(yōu)先級”，故可以依據要點(diǎn)來(lái)評述重點(diǎn)及概要，并可以交待相關(guān)配合人員和部門(mén)，不過(guò)得注意避免過(guò)多文字敘述。 在例子里的這類(lèi)郵件中，你應該逐條寫(xiě)出工作項目，對于一些需要注意的任務(wù)就加標注，如果是比較重要的事件，則依據此工作任務(wù)做延伸即可。

4)項目性郵件 項目性郵件比較好理解，通常是交代一些項目性的任務(wù)。 這類(lèi)郵件郵件通常會(huì )牽扯到“人(負責人&相關(guān)合作部門(mén))、事(明確的任務(wù)名稱(chēng))、時(shí) (完成時(shí)間或是重要的時(shí)間項)、地(地點(diǎn))、物(牽扯資產(chǎn)或是所需支持物品)”。如果有一些重要的“里程碑”，請加強標注。 所以在項目性郵件中，你應該完整交待“人、事、時(shí)、地、物”。

良好的郵件習慣和技能，不僅能提高自身工作效率，也能幫公司及主管降低溝通成本、提高經(jīng)營(yíng)管理效果。希望以上的經(jīng)驗分享能幫助在職者掌握更多良好的郵件技巧，在郵件往來(lái)過(guò)程中更輕松有效。 (本文作者系果合移動(dòng)廣告執行CEO韓沂紋)