文/本刊記者

　　熊莉 劉曉云

　　頭腦風(fēng)暴會(huì )、部門(mén)策略會(huì )、客戶(hù)見(jiàn)面會(huì )、新聞發(fā)布會(huì )、各類(lèi)營(yíng)銷(xiāo)峰會(huì )、推介會(huì )，甚至各種論壇⋯⋯營(yíng)銷(xiāo)人總要拿出許多時(shí)間應付各種會(huì )議。拍拍腦袋想一想，我們一個(gè)月的時(shí)間當中有多少時(shí)間被開(kāi)會(huì )占據了？

　　也許很多營(yíng)銷(xiāo)人都有同感，那就是當領(lǐng)導、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話(huà)找你的時(shí)候，你常常給予對方的回答是“在會(huì )上”。

　　而在這些大大小小的會(huì )中，有多少是有價(jià)值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？

　　參加的會(huì )多了，我們也會(huì )總結出一些參會(huì )的經(jīng)驗，對于參會(huì )的選擇，每個(gè)人都有自己的原則和標準。對會(huì )議的管理，其實(shí)就是一個(gè)選擇的過(guò)程和時(shí)間管理的過(guò)程，做好會(huì )議管理，你的工作效率會(huì )提高很多。(注：以下嘉賓按照采訪(fǎng)時(shí)間排序)

　　陳楊(Matthew Chen)

　　安吉斯媒體集團中國區策略資源總監

　　開(kāi)會(huì )頻率：每天至少一次；

　　參會(huì )類(lèi)別：公司內部自己團隊的會(huì )、跟別的部門(mén)的會(huì )、跟客戶(hù)的會(huì )、論壇等等；

　　參會(huì )裝備：筆記本電腦(會(huì )上討論文件比較多時(shí))或者iPad(收發(fā)郵件)；

　　開(kāi)會(huì )場(chǎng)所：大部分在公司開(kāi)，一些很重要的問(wèn)題可能在飯館或者咖啡廳與客戶(hù)聊；

　　創(chuàng )意會(huì )議形式推薦：內容大于形式，開(kāi)會(huì )是為了解決問(wèn)題；

　　會(huì )議管理經(jīng)驗：開(kāi)會(huì )之前一定要讓所有參會(huì )的人心里清楚開(kāi)會(huì )的目標，第二是在會(huì )上不能分心，對于討論不出結果或者說(shuō)不清楚的事情，可以考慮放一放。

　　如何跟客戶(hù)開(kāi)會(huì )

　　第一、明確跟客戶(hù)開(kāi)會(huì )要達成什么目的。

　　開(kāi)會(huì )之前要明確會(huì )議的重點(diǎn)是什么，需要準備哪些東西，會(huì )后想得到哪些東西。有的時(shí)候客戶(hù)自己都沒(méi)有想清楚的事情，他們自己都不知道要說(shuō)什么，這時(shí)候更要跟客戶(hù)明確開(kāi)會(huì )目的。關(guān)鍵在于解決問(wèn)題，不然就是浪費時(shí)間。

　　第二、明確自己在會(huì )議上扮演的角色。

　　分類(lèi)來(lái)講，如果是跟客戶(hù)分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會(huì )講得比較多。如果是客戶(hù)向我們部署什么任務(wù)，就要多聽(tīng)少說(shuō)話(huà)。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶(hù)去說(shuō)服其他人等，都要搞清楚。

　　需要注意的是，有的時(shí)候和客戶(hù)開(kāi)會(huì )不光只有我們媒介策劃公司，還會(huì )有參與項目會(huì )議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng )意公司等。這種情況下，有些時(shí)候我們在項目的意見(jiàn)上會(huì )有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會(huì )角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負責的部分，一般來(lái)說(shuō)不會(huì )特別去強調或反對，但同時(shí)也不能一味地讓步，這就需要權衡。切記不能喧賓奪主，否則會(huì )給自己和客戶(hù)帶來(lái)更多的麻煩。

　　第三、要符合客戶(hù)口味。

　　開(kāi)會(huì )前要做好充分的準備，要明確自己跟客戶(hù)的關(guān)系，要用客戶(hù)喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶(hù)喜歡看表格， 有的客戶(hù)喜歡看圖片，有的客戶(hù)希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。

　　第四、會(huì )議結束一定要總結。

　　這是會(huì )議結束后必須做的一件事情，總結要發(fā)給客戶(hù)和每一個(gè)相關(guān)的人。因為很多時(shí)候在會(huì )上說(shuō)定的東西，客戶(hù)一轉頭就忘了，日后可能導致各種問(wèn)題。作總結一方面是明確每個(gè)人的分工和職責，另一方面也是保護公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內部的各種會(huì )議。

　　鄭國強

　　圣元國際營(yíng)銷(xiāo)公司市場(chǎng)總監

　　開(kāi)會(huì )頻率：每周6次以上；

　　參會(huì )類(lèi)別：部門(mén)內部溝通會(huì )、跨部門(mén)業(yè)務(wù)協(xié)調會(huì )；公司月度會(huì )議、季度會(huì )議、年度會(huì )議、經(jīng)營(yíng)會(huì )議；產(chǎn)品會(huì )、推廣會(huì )、培訓會(huì )、媒介溝通會(huì )議等等；

　　參會(huì )裝備：筆記本電腦(座談會(huì )議，便于查看數據、信息等)；筆記本(參加平時(shí)常規會(huì )議，隨時(shí)聽(tīng)、記、整理思路)；

　　開(kāi)會(huì )場(chǎng)所：總部(常規會(huì )議)；張家界、廬山、馬爾代夫等(旅游激勵)；歐洲(經(jīng)銷(xiāo)商會(huì )議)；

　　創(chuàng )意會(huì )議形式推薦：視頻會(huì )議、電話(huà)會(huì )議、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議(QQ群)；

　　會(huì )議管理經(jīng)驗： 第一，會(huì )議前，要做好充分的計劃和準備。會(huì )議的組織者，要明確會(huì )議的主題、通過(guò)會(huì )議要解決的問(wèn)題，提前準備好會(huì )議討論的基本要點(diǎn)、草案等，提高會(huì )議效率，否則容易跑題；第二，會(huì )議中，要做好會(huì )務(wù)的組織和相關(guān)會(huì )務(wù)工作。要有一個(gè)文筆較好、邏輯性強、認真仔細的人做好會(huì )議記錄，及時(shí)將會(huì )議討論的結果、意見(jiàn)、決議等，在會(huì )后形成會(huì )議紀要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會(huì )議后，要有明確的跟進(jìn)和落實(shí)。對于會(huì )議形成的決議和意見(jiàn)，形成紙面的要求，明確完成時(shí)間、責任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進(jìn)人，及時(shí)監督、跟進(jìn)，通報進(jìn)度，確保會(huì )議研究的事項按時(shí)落地、執行到位。

　　周例會(huì )這樣開(kāi)

　　第一、固化時(shí)間和內容，形成慣例和習慣，提高會(huì )議效率。

　　要固定時(shí)間點(diǎn)，比如每周一上午10點(diǎn)開(kāi)例會(huì )，讓大家形成習慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內容上講，總結上周做了什么， 各項重點(diǎn)工作的進(jìn)度，現在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統一強調，明確下一步的工作重點(diǎn)。關(guān)鍵是形成慣例，開(kāi)會(huì )的時(shí)候議程明確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅，才會(huì )提高效率。

　　第二、會(huì )議組織者做好會(huì )前梳理和會(huì )中引導，充分發(fā)揮主導作用。

　　作為部門(mén)例會(huì )的組織者，直接關(guān)系到整個(gè)會(huì )議的效率和效果。所以，要在會(huì )議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動(dòng)態(tài)， 下一步有什么策略和活動(dòng)規劃等，對需要明確的重點(diǎn)內容，要首先列一個(gè)大概的會(huì )議提綱， 以免遺漏。在人員匯報工作的過(guò)程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調整、哪些事情需要強調、哪些事情需要重點(diǎn)跟進(jìn)等，組織者都要非常清楚，適時(shí)強調和引導，以確保會(huì )議的順暢和明確會(huì )議的要點(diǎn)。

　　第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現機會(huì )、找出問(wèn)題，并解決問(wèn)題。

　　做市場(chǎng)，需要每個(gè)人、每個(gè)部門(mén)之間的相互溝通、協(xié)調、支持和配合，需要團隊合作的精神。比如一個(gè)好的推廣活動(dòng)，不僅需要設計部門(mén)充分發(fā)揮想象力和創(chuàng )造力，設計出更吸引眼球的海報和助銷(xiāo)工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個(gè)長(cháng)期的規劃和建設，提出合理化的建議意見(jiàn)，還需要推廣人員跟一線(xiàn)人員充分溝通、發(fā)現問(wèn)題進(jìn)而拿出更簡(jiǎn)單、可行的策略和措施，一個(gè)推廣活動(dòng)涉及的環(huán)節、部門(mén)、人員、細節很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問(wèn)題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。

　　葛承志

　　奇藝網(wǎng)銷(xiāo)售部運營(yíng)中心高級總監

　　開(kāi)會(huì )頻率：至少兩天一次；

　　參會(huì )類(lèi)別：公司內部會(huì )議(本部門(mén)會(huì )議、跨部門(mén)會(huì )議、總監級的領(lǐng)導例會(huì ))、對外營(yíng)銷(xiāo)會(huì )、客戶(hù)培訓會(huì )；

　　參會(huì )裝備：筆記本、筆記本電腦、筆和會(huì )議相關(guān)資料、名片、激光筆、無(wú)線(xiàn)翻頁(yè)器(因為常常到臺前講PPT，用翻頁(yè)器比較方便，紅色激光能強調重點(diǎn))等；

　　開(kāi)會(huì )場(chǎng)所：除公司、酒店外，還有咖啡廳；

　　創(chuàng )意會(huì )議形式推薦：曾經(jīng)在上海出差時(shí)，需要上海和北京的同事共同開(kāi)會(huì )，于是兩地同時(shí)打開(kāi)PPT，當時(shí)用電話(huà)會(huì )議系統，將我在上海演講的聲音同時(shí)傳達給北京那邊。但我認為不見(jiàn)面的會(huì )議解決問(wèn)題的效率不如見(jiàn)面的會(huì )議高，有時(shí)候也表達不清楚；

　　會(huì )議時(shí)間管理：利用Outlook的會(huì )議通知，或者要求會(huì )議組織方提前發(fā)短信。

　　客戶(hù)培訓會(huì )怎么開(kāi)

　　第一、明確開(kāi)會(huì )的目的和對象。

　　我面對的是奇藝網(wǎng)的廣告主、正在開(kāi)發(fā)的客戶(hù)、廣告公司的人，他們來(lái)自市場(chǎng)部或采購部，是涉及廣告投放和營(yíng)銷(xiāo)合作的部門(mén)。

　　開(kāi)會(huì )前我會(huì )通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)的同事從客戶(hù)那里明確他們想知道的內容，一般會(huì )要一個(gè)提綱，然后準備相關(guān)的素材、做PPT。如果對方是較高級別的人，就不會(huì )講過(guò)于細節的東西。一般會(huì )介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢、奇藝網(wǎng)的理念以及整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。

　　第二、當聽(tīng)眾三心二意怎么辦？

　　如果開(kāi)會(huì )地點(diǎn)允許的話(huà)，我不會(huì )坐著(zhù)講。因為開(kāi)會(huì )的人也坐著(zhù)，各自對著(zhù)各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽(tīng)眾很可能聽(tīng)一會(huì )兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來(lái)講，我會(huì )站在投影儀的邊上講PPT，讓聽(tīng)眾在看到PPT的同時(shí)也看到我，通過(guò)抑揚頓挫的聲音和相互交流的面部表情來(lái)吸引聽(tīng)眾的注意。

　　在開(kāi)會(huì )過(guò)程中加上一些互動(dòng)，比如講到發(fā)展歷史、社會(huì )熱點(diǎn)現象時(shí)，可以順勢提幾個(gè)小問(wèn)題，使聽(tīng)的人不至于睡著(zhù)或者走神。

　　當培訓會(huì )的人數比較多的時(shí)候，演講時(shí)不可能照顧到每一個(gè)人的表情，就要下意識地增加一些互動(dòng)環(huán)節，比如有獎提問(wèn)，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋?zhuān)蒙鐣?huì )的熱點(diǎn)問(wèn)題做一些類(lèi)比等，以此提高大家的收聽(tīng)興趣。第三、需要注意的問(wèn)題。

　　一般我會(huì )盡量控制時(shí)間，預留10～20分鐘時(shí)間給到QA環(huán)節，看大家有什么問(wèn)題、意見(jiàn)和建議提出來(lái)。有的企業(yè)比較喜歡提問(wèn)，而且問(wèn)題也很尖銳，這些都能應付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒(méi)有任何問(wèn)題?？赡苁撬麄儾荒芰私馕抑v的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。

　　這時(shí)候我會(huì )跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會(huì )后發(fā)書(shū)面資料給他們，或者將來(lái)準備內容的時(shí)候有什么需要注意的，為下次的培訓積累經(jīng)驗。

　　跨部門(mén)溝通會(huì )心得

　　很多人會(huì )忽視跨部門(mén)溝通會(huì )，其實(shí)這塊如果處理不好會(huì )影響整個(gè)公司的運營(yíng)?？绮块T(mén)溝通會(huì )從前期目標的明確到溝通效率到后期的執行力，都很重要。

　　在開(kāi)會(huì )前，要做好充分的準備，這種準備甚至比見(jiàn)客戶(hù)更要充分。因為每一次的跨部門(mén)會(huì )議要講的東西和要解決的問(wèn)題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標，將待解決的問(wèn)題全部列好。在開(kāi)會(huì )之前將這些問(wèn)題發(fā)出，讓大家準備好解決預案，然后拿到會(huì )上討論，就會(huì )比較有效率。

　　問(wèn)題有兩種：一種是開(kāi)放式問(wèn)題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問(wèn)題，即拋出問(wèn)題后給出幾個(gè)選項，看各個(gè)部門(mén)之間對這幾個(gè)選項的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案?；蛘吒鶕@幾個(gè)選項引出另外一個(gè)解決問(wèn)題的方式。我更傾向于拋出封閉式問(wèn)題，讓大家在會(huì )前事先準備好預案，就不會(huì )在會(huì )上扯得太遠。

　　在會(huì )議末尾，會(huì )議組織者再強調一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問(wèn)題，做哪些溝通的準備等等。每次會(huì )議之后做一個(gè)會(huì )議簡(jiǎn)報， 用電子郵件的方式發(fā)給參會(huì )的人。

　　蔣美蘭

　　捷希女鞋集團中國區行銷(xiāo)部副總經(jīng)理

　　開(kāi)會(huì )頻率：每天至少1～2次；每周有3個(gè)固定會(huì )議、2個(gè)專(zhuān)案會(huì )議；忙時(shí)，40%以上的時(shí)間都在開(kāi)會(huì )；

　　參會(huì )類(lèi)別：主管會(huì )議、部門(mén)會(huì )議、專(zhuān)案會(huì )議、創(chuàng )意會(huì )議；

　　參會(huì )裝備：電腦、手機、創(chuàng )意參考資料；

　　開(kāi)會(huì )場(chǎng)所：公司大小會(huì )議室、外面咖啡館、旅館、商場(chǎng)；

　　創(chuàng )意會(huì )議形式推薦：團隊所有成員在封閉式酒店開(kāi)會(huì )，沒(méi)有外界以及日?，嵤碌母蓴_，開(kāi)會(huì )效率非常高；另外就是在賣(mài)場(chǎng)現場(chǎng)開(kāi)會(huì )，能夠與團隊成員迅速及時(shí)地溝通，效果也非常不錯；QQ群、MSN也是便捷有效的開(kāi)會(huì )形式；

　　會(huì )議時(shí)間管理：最簡(jiǎn)單的就是Outlook，可以提醒會(huì )議時(shí)間；其次還要了解與會(huì )者的行程安排，根據每個(gè)成員的日程安排確定會(huì )議時(shí)間，并設置時(shí)間提醒。

　　專(zhuān)案會(huì )議怎么開(kāi)

　　捷希女鞋剛剛在北京舉辦了秋冬季新品發(fā)布會(huì )， 以這次大秀的專(zhuān)案會(huì )議為例：

　　第一，開(kāi)會(huì )之前，要明確開(kāi)會(huì )的目的。這次大秀，我們從三個(gè)月前就已經(jīng)開(kāi)始策劃準備，每一次的會(huì )議都有不同的目的，通過(guò)每次的會(huì )議來(lái)推進(jìn)專(zhuān)案的進(jìn)程。

　　第二，需要對會(huì )議流程、參會(huì )人員有足夠清晰的了解，并且準備會(huì )議所需道具、檔案等一系列東西。自開(kāi)始策劃大秀以來(lái)，專(zhuān)案會(huì )議可能每周都需要開(kāi)， 會(huì )議流程如下：

　　1)回顧上周的會(huì )議記錄；

　　2)確定當周的進(jìn)度；

　　3)確定各部門(mén)、協(xié)力廠(chǎng)商工作現狀；

　　4)確定需要各部門(mén)協(xié)調事宜；

　　5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實(shí)到人。

　　第三，為了保證會(huì )議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點(diǎn)：

　　1)事先說(shuō)明預期產(chǎn)出，做好流程及時(shí)間分配并嚴格執行；

　　2)確定每個(gè)伙伴都會(huì )到達現場(chǎng)(可以設置提醒功能)；

　　3)確定所有與會(huì )需要的素材都完整出現；

　　4)確定下一目標及未來(lái)的日程表安排。

　　第四，會(huì )議結束后，需要檢查會(huì )議記錄，隨時(shí)確定下一步安排好的工作正常進(jìn)行。

　　第五，一般情況下，開(kāi)會(huì )如果超過(guò)9 0分鐘，人心其實(shí)已經(jīng)渙散了，會(huì )議品質(zhì)就極差，因此，控制會(huì )議的時(shí)間也是會(huì )議召集者需要注意的一個(gè)問(wèn)題。

　　會(huì )議溝通心得

　　我們有一種特殊的會(huì )議形式，即“綠燈會(huì )議”， 這是我們的創(chuàng )意發(fā)散會(huì )議。在這樣的會(huì )議上，參會(huì )成員可以針對自己的品牌自由發(fā)言，但任何人不可以先提困難。

　　另外，有時(shí)候會(huì )上有的人不愛(ài)發(fā)言、比較拘謹， 或者有新的同事加入，對新環(huán)境不夠了解，不敢發(fā)言。這時(shí)，上司的鼓勵和贊揚就顯得非常重要。要鼓勵他們多發(fā)言，并且贊美他們的點(diǎn)子，增加他們的自信。還有一種比較好用的方法，就是指派實(shí)際的工作給這樣的人，讓他們對相應工作產(chǎn)生責任感，這樣便能調動(dòng)起他們的積極性。

　　那么，如何與老板或者客戶(hù)溝通？其實(shí)很簡(jiǎn)單， 那就是站在他們的立場(chǎng)上想問(wèn)題，事先想好他可能發(fā)問(wèn)的內容、想好他可能擔心的問(wèn)題、聽(tīng)從你的建議后他們可以得到什么。站在對方的位置解決好這些問(wèn)題后，說(shuō)服他們當然也就不成問(wèn)題了。