曾經(jīng)有個(gè)段子調侃中國人開(kāi)會(huì )：大會(huì )解決小問(wèn)題，小會(huì )解決大問(wèn)題；會(huì )下解決大問(wèn)題，會(huì )上解決小問(wèn)題；不開(kāi)會(huì )解決大問(wèn)題，開(kāi)會(huì )解決小問(wèn)題。就我觀(guān)察，在中國成千上萬(wàn)的企業(yè)里面，能夠真正把會(huì )議開(kāi)好的還真不多，很多會(huì )議要么像人民代表大會(huì )一樣一團和氣，要么一言堂，總之形式大于內容。我從下面幾個(gè)方面來(lái)分享一下我的心得和做法：

　　 一、主持人如何成功經(jīng)營(yíng)一場(chǎng)會(huì )議？

　　主持人是會(huì )議的靈魂人物，表現不佳會(huì )直接影響到會(huì )議質(zhì)量。

　　1、善于引導。把與會(huì )人員的注意力和發(fā)言，引導到討論的議題上。引導的較好辦法是發(fā)問(wèn)，一會(huì )兒發(fā)出與題目有關(guān)的重要問(wèn)題，引起未發(fā)言者的思考，精心設計，巧妙安排，不失大雅地打斷正作離題發(fā)言人的發(fā)言。同時(shí)，主持者要善于運用不同意見(jiàn)引導大家把討論深入一步，激發(fā)想象力，把問(wèn)題看得更清。

　　2、千萬(wàn)不要搞專(zhuān)權制會(huì )議，個(gè)人說(shuō)了算，要善于集思廣益。通常，主持者應在大家充分討論后歸納正確的部分，作出完整的結論性意見(jiàn)，然而也可以在會(huì )議開(kāi)始時(shí)先拋出事先準備的方案，接著(zhù)啟發(fā)大家發(fā)言，結尾再集中有關(guān)意見(jiàn)對方案加以修改補充。主持人除了傳達、宣布某項重要事情外，在會(huì )議上要少作、不作長(cháng)篇大論的發(fā)言，多作啟發(fā)、引導、鼓勵性的簡(jiǎn)短發(fā)言和插話(huà)。

　　3、討論問(wèn)題最好是圓桌式的會(huì )議，不要專(zhuān)設主席席位，與會(huì )人員也最好交叉入座，不要在座位上劃分等級。

　　4、主持者要對會(huì )議的結果負責，除有專(zhuān)門(mén)規定按少數服從多數作出決定外以會(huì )議主持者的結論性意見(jiàn)為決定，因此主持者要對其負責，不能把會(huì )議集體討論作為逃脫個(gè)人責任的借口。

　　二。提高效率應注意哪些問(wèn)題

　　 細節決定成敗，提高效率更根本的還是要注意細節，下面我們提供了一些應注意的事項：

　　 1、主持人在會(huì )前明確通知會(huì )議目的、程序、時(shí)間、地點(diǎn)，讓參會(huì )者有所準備。正式會(huì )議，還要把議程發(fā)給參會(huì )者；

　　 2、明確要解決的問(wèn)題，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主題；

　　 3、及時(shí)開(kāi)會(huì )。在得到重要情報或要求作出決策時(shí)應立即召開(kāi)，以保證有充分的時(shí)間采取行動(dòng)；

　　 4、支持人和參會(huì )者都要守時(shí)。如有遲到者，要有懲罰措施，比如像聯(lián)想規定的那樣，在會(huì )場(chǎng)當眾站立幾分鐘；

　　 6、出席討論和決策的會(huì )議人數以5-7人為最佳。出席會(huì )議超過(guò)20人，只能通報情況或布置工作，更多的人只適合于報告會(huì )和表彰會(huì )；

　　 7、一般會(huì )議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報告會(huì )也不應超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。生理學(xué)家認為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時(shí)；

　　 8、會(huì )議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最后方案；

　　 9、會(huì )議要創(chuàng )造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會(huì )議效率；

　　 10、會(huì )議結束前要做總結，建議行動(dòng)方案，明確責任和規定期限。不能落實(shí)的會(huì )議是無(wú)效的。

　　三、企業(yè)如何檢查會(huì )議是否有效率？

　　評判會(huì )議效率好不好，同樣需要一定的考核標準。日本著(zhù)名學(xué)者齋藤孝在《會(huì )議革命》一書(shū)中提出的評量表對我們有很好的借鑒意義，這也是我們公司考察會(huì )議效率并據此改進(jìn)的十五條重要參考指標：

　　 1、是否有與會(huì )者分心（在桌上涂鴉或者打瞌睡）；

　　 2、會(huì )場(chǎng)中有人不提建議，卻一再批判別人的點(diǎn)子，做負面評論；

　　 3、出現一個(gè)人廢話(huà)連篇而其它人意興闌珊的情況；

　　 4、會(huì )議結束后才突然想到：今天的開(kāi)會(huì )結論是什么？

　　5、明明參考信息都已完備，會(huì )議主席卻不做結論，而決定下次再討論；

　　 6、會(huì )場(chǎng)中有人還不知道開(kāi)會(huì )目的；

　　 7、會(huì )開(kāi)了半天，既無(wú)結論，也沒(méi)人提出新點(diǎn)子；

　　 8、與會(huì )人數太多，根本無(wú)法討論事情；

　　 9、發(fā)言品質(zhì)太差，沒(méi)有理性討論，只能比誰(shuí)大聲；

　　 10、采取類(lèi)似"宮中御前會(huì )議"作法，職位愈高的人座位愈靠近主席；

　　 11、沒(méi)有事先做摘要也沒(méi)有提供白板，討論變成泛泛空談；

　　 12、有一種"還沒(méi)開(kāi)會(huì )就先有結論"的感覺(jué)；

　　 13、只要用e-mail就可完成報告與確認的工作，卻大費周章召集許多人一起開(kāi)會(huì )；

　　 14、報告與資料說(shuō)明耗時(shí)太久，討論重要事項的時(shí)間明顯不足；

　　 15、有人提出意見(jiàn)，就被批評"那你去做呀"，會(huì )場(chǎng)氣氛冷淡，沒(méi)有人愿意多言。

　　開(kāi)會(huì )本身并不是如何復雜的事情，只要意識到位了，一個(gè)小秘書(shū)就可以把會(huì )議打理的相當出彩。但是環(huán)顧周?chē)T多企業(yè)，董事長(cháng)或者總經(jīng)理憑本能安排會(huì )議，效果卻大打折扣，說(shuō)到底還是重視不足做事不專(zhuān)的緣故。一個(gè)管理者整天口不離戰略、使命和愿景，卻連一個(gè)會(huì )議都擺不平，這不是很好笑同時(shí)也值得深思的事情么？