Q：當預算失控，我是應該努力導回正軌還是重新來(lái)過(guò)?

A：不像大多數我通常會(huì )給出“看情況”這種答案的商業(yè)問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題有著(zhù)毫不含糊的答案：是的，你需要重新來(lái)過(guò)。但這并不意味著(zhù)你要完全丟棄原先的計劃和所有與之牽涉到工作。利用這次困境摒棄出錯的部分，從中吸取教訓，然后你便能夠制定出一份更切合實(shí)際的預算了。

依據實(shí)際結果對現有預算進(jìn)行嚴格審查。查看每月預算情況及年初至今總預算情況。一行一行仔細檢查，找出不同之處，調查是什么引發(fā)了這些出入。沒(méi)達到你的估計?業(yè)績(jì)表現好于或劣于預期?為什么?是因為常規性事件還是由于偶發(fā)性事件，比如天氣、官司或事故?

舉個(gè)例子：銷(xiāo)售收益低于預算水平(常見(jiàn)現象，幾乎每個(gè)我見(jiàn)過(guò)的預測都過(guò)于樂(lè )觀(guān))。是哪個(gè)銷(xiāo)售環(huán)節出了問(wèn)題?是特定銷(xiāo)售人員羞于達到他們的銷(xiāo)售目標么?為什么?將銷(xiāo)售按產(chǎn)品、領(lǐng)域、商店、工廠(chǎng)或你預算中用到的隨便什么標準打散來(lái)一條一條分析。

然后分析銷(xiāo)售成本和帶來(lái)的產(chǎn)品或服務(wù)收益毛利。同樣地，你要按對你的業(yè)務(wù)有意義并且指向可操作事務(wù)的各條標準來(lái)分析審查你的預算和結果。最后，對你的企業(yè)一般管理費用按上述方法分析一遍。你的實(shí)際取暖費用比預算高了20%么?(東海岸很多公司去年就遭遇了這一花費巨大的現實(shí)。)

別忘了分析現金流?，F金短缺是由于利潤減少引起的嗎?資金匯集減緩?庫存積壓?不得不購買(mǎi)預算外的新設備?

一旦你確定到底發(fā)生了什么及其發(fā)生原因，再看一眼你的原始預算，確定哪些(如果有的話(huà))年底目標仍然有望達成。然后，你便可以開(kāi)始打造新的預算，以及達成此預算的行動(dòng)計劃了。比如說(shuō)，如果你的目標是增長(cháng)利潤，而你決定新招一名銷(xiāo)售人員，要記得將招聘耗時(shí)、人員成長(cháng)耗時(shí)、招聘、培訓和額外薪酬支出也納入你的新預算中。

我怎么強調都不過(guò)分的一條忠告：千萬(wàn)別你自己一個(gè)人來(lái)做這些事兒。將你的整個(gè)管理團隊——不僅僅是財務(wù)部門(mén)，都拉進(jìn)來(lái)。那些在一線(xiàn)的人才對為什么會(huì )有差額出現有著(zhù)精確的信息，也是最有可能提出有意義的建議和糾正措施的人。

在我主持的一次極好的會(huì )議上，我將自己筆記本電腦上使用的一款預算軟件投影到會(huì )議室屏幕上。這樣一來(lái)，每個(gè)人都能實(shí)時(shí)看到我對預測結果所做的每一個(gè)變更。反應快速而又強烈，最終我們拿出了一個(gè)每個(gè)人都支持的方案。

Joe Worth，美國B(niǎo)2BCFO公司合伙人兼運營(yíng)部副總裁。@B2BCFO_NJ