作為在職場(chǎng)待了多年的“老江湖”，其實(shí)我一直都在期待有一篇這樣類(lèi)似的文章，可以教人輕松掌握寫(xiě)一封“看起來(lái)很專(zhuān)業(yè)的郵件”。對任何員工來(lái)說(shuō)，寫(xiě)專(zhuān)業(yè)的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度，也是代表你公司的形象。尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進(jìn)職場(chǎng)的新人來(lái)說(shuō)，以更加專(zhuān)業(yè)的面貌應對郵件往來(lái)顯得格外重要。今天我列了以下幾個(gè)小小的意見(jiàn)，希望能對剛入社會(huì )的“新人”有所幫助。

技巧1: 郵件的送出——何謂To(發(fā)送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)

我發(fā)現很多人搞不清楚誰(shuí)是“要對話(huà)的對象”，他們的郵件常常“To”很多人，結果郵件沒(méi)人回應，還有甚至因為不注意這些抄送用法而導致部門(mén)、同事、主管之間產(chǎn)生紛爭。

(1)“To”的人

淺顯易懂是“你所溝通的對象”，但是除了這個(gè)“已經(jīng)明確的人”之外，還能To 的人是直接關(guān)聯(lián)的人，或是跟這件事有緊密聯(lián)系的人，還可能是你上下游任務(wù)接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望讓他知道這事，但是跟他并無(wú)直接責任關(guān)系”的人，通常對方會(huì )是你的直屬領(lǐng)導，或者是你“To”的人的直屬領(lǐng)導，也有可能是橫跨部門(mén)、但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)的人，卻是希望他知曉的對象。

(3)BCC的人

BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關(guān)人員知曉。這個(gè)使用要小心，因為我親身經(jīng)歷過(guò)被BCC的人沒(méi)仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉發(fā))。

注意事項：

(1)很多人喜歡使用群組來(lái)發(fā)郵件，我個(gè)人認為——除非你很清楚群組內的每一個(gè)人，不然建議少用群組發(fā)送，這樣就能避免一些人員收到無(wú)關(guān)郵件的情況。

(2)盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在“To List”，因為這樣就意謂你跟對方是平等，以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因，不然請放CC。

技巧2: 郵件標題

郵件的標題需要一目了然。建議按照“【主旨】+【敘述】”的格式來(lái)撰寫(xiě)。比如：“【新聞稿】輕松掌握寫(xiě)郵件要旨”。這里，“【新聞稿】”是主旨部分，“輕松掌握……”則是比較詳細的敘述。

(1)標題的主旨

方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件，并且負責相關(guān)業(yè)務(wù)的人立即知曉從而會(huì )閱讀郵件。

方便搜索。許多人郵箱里都躺著(zhù)上千封郵件，所以當你想要找特定內容的郵件時(shí)，你會(huì )發(fā)現你能利用“主旨”的關(guān)鍵詞將相關(guān)郵件全部篩選出來(lái)，郵件列表非常清晰。這對于主管級的人真是一個(gè)超好用的小功能。

(2)標題的敘述

建議標題的敘述部分，不要超過(guò)10個(gè)中文字，因為字數多，反而不會(huì )有人看或是抓不住重點(diǎn)。簡(jiǎn)潔的敘述是使郵件看上去很專(zhuān)業(yè)的一個(gè)要領(lǐng)。

技巧3: 郵件的正文

(1)收件人

在英文中我們會(huì )常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”當作開(kāi)頭，不過(guò)在中文，目前似乎?？匆?jiàn)的就是“某某長(cháng)官”或是“某某你好”這樣的敬稱(chēng)，因為沒(méi)有敬語(yǔ)很容易會(huì )產(chǎn)生“命令口吻”或是“平等地位”等誤會(huì )。所以收件人稱(chēng)謂要很注意。

如果可以，請一定明確收件人，盡量不要用“All”來(lái)取代。收件人明確了，這樣才能確保對方能回復并且執行。如果郵件內是超過(guò)1個(gè)人來(lái)負責不同任務(wù)，那么請分段寫(xiě)，這樣更清晰。

(2)主要內容

郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容，所以需要保證以下兩條：

郵件正文內容不要超過(guò)800字。如果800字都無(wú)法說(shuō)清楚，請直接溝通，確定雙方都達到共識后再發(fā)郵件。

如果需要傳遞的內容比較復雜，建議提供附件。其他的輔助說(shuō)明，提供網(wǎng)絡(luò )鏈接。

郵件內容如果能條列說(shuō)明是最好，這能讓看郵件的人快速領(lǐng)會(huì )。

(3)注意小細節

我常常發(fā)現很多人喜歡轉發(fā)郵件給直屬領(lǐng)導或是附上附件卻不加說(shuō)明。我個(gè)人覺(jué)得這是很不專(zhuān)業(yè)的表現。如果郵件轉發(fā), 請提列轉發(fā)內容的重點(diǎn);如果是附件,，也需要簡(jiǎn)單說(shuō)明這個(gè)附件并且提供此附件的重點(diǎn)。

有時(shí)候所提供的附件很大。因為現在很多人已經(jīng)習慣在手機上看郵件，故有個(gè)小建議——當附件郵件過(guò)大，建議將附件單獨提供給“所需要的人”?；蚴窃卩]件上說(shuō)明“如果需要，單獨索取”，尤其郵件To & CC人員很多的時(shí)候特別注意這一點(diǎn)。

我有時(shí)候會(huì )發(fā)現有些人喜歡把郵件的內容標注為不同大小的字體、不同的顏色，甚至還使用粗體細體斜體的字型。我個(gè)人覺(jué)得這樣會(huì )讓郵件看起來(lái)亂七八糟，所以建議一封郵件不要超過(guò)2種不同的視覺(jué)形式變化。

技巧4: 結尾署名

署名對于對外聯(lián)系人員其實(shí)非常重要，因為它包含著(zhù)個(gè)人信息，比如名字、職稱(chēng)、部門(mén)、電話(huà)、郵箱/ IM(即時(shí)通訊)、公司網(wǎng)址等等?，F在很多人還會(huì )加上個(gè)人二維碼。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個(gè)人色彩的內容及敘述。

以上四點(diǎn)是我總結的關(guān)于如何寫(xiě)出一封“專(zhuān)業(yè)的郵件”的4個(gè)速成技巧，供大家學(xué)習交流。因為僅為個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，相信還存在很多疏漏，也請職場(chǎng)的牛人有更多補充。（作者為果合移動(dòng)廣告執行CEO韓沂紋）