“沒(méi)有記錄等于沒(méi)有發(fā)生”。這句話(huà)基本上絕大部分的有企業(yè)管理經(jīng)驗的人都知道，但是，真正在意這句話(huà)對于企業(yè)管理的影響的人卻并不多。

　　筆者經(jīng)常與一些成長(cháng)型的企業(yè)打交道，深深感覺(jué)到在很多企業(yè)中存在執行力不強的原因就是信息溝通不順暢，而導致信息溝通不順暢的原因居然是由于沒(méi)有養成書(shū)面語(yǔ)言溝通的習慣，所以我每次給別人出整改意見(jiàn)一定加上一句：“請養成書(shū)面溝通的習慣”

　　相對口頭的溝通，書(shū)面溝通有如下好處：

　　1、有利于信息的充分、準確傳播：

　　可能很多人都有親身體會(huì )，在領(lǐng)導的洋洋灑灑的成千上萬(wàn)個(gè)詞匯中領(lǐng)悟其準確的命令有多難；同事用很隨意的一句話(huà)表達的很正式的內容會(huì )有多大程度引起你的關(guān)注。所以，一份比較正式的書(shū)面信息，對于你的上下級，你的同級同事來(lái)說(shuō)，都是十分的關(guān)鍵的。

　　2、有利于提升執行力

　　很多企業(yè)現在都流行談執行力的問(wèn)題，筆者一向不反對，但是我發(fā)現一個(gè)現象，很多喜歡談執行力的公司居然都存在信息溝通不順暢，大家都不是很清楚要執行什么，談何執行？所以筆者在贊同企業(yè)大肆學(xué)習余世維的光盤(pán)的同時(shí)，總是建議企業(yè)從一些細小的地方開(kāi)始累積企業(yè)的執行能力。

　　信息傳播準確到位，使執行者充分了解與其工作相關(guān)的所有內容，肯定對于執行者執行的容易度提高，并且白紙黑字的可以防止“口說(shuō)無(wú)憑”的事后抵賴(lài)，可以給信息接受者一種壓力。

　　當然，很多朋友可能會(huì )說(shuō)：我們公司就一直是這樣，老板喜歡電話(huà)、口頭交代任務(wù)，公司開(kāi)會(huì )一向都是議會(huì )制，向來(lái)就是主題缺失，部門(mén)之間往來(lái)很多時(shí)候都是電話(huà)往來(lái)，整個(gè)組織的執行力十分低下。怎么改變這些問(wèn)題，有否好的方法，在這里，筆者可以與大家分享一點(diǎn)小技巧：

　　1、將所有口頭決定盡可能書(shū)面化

　　幾年前，筆者的老板也是喜歡用口頭交談以及電話(huà)溝通的人，筆者的做法是接到任務(wù)后能夠要老板當場(chǎng)確認的，立即起草一個(gè)正式文件由老板確認，不能當場(chǎng)確認的，第一時(shí)間讓老板確認，一來(lái)，可以正式得到老板確認內容，防止，你執行了以后口說(shuō)無(wú)憑；二來(lái)，也給老板一個(gè)反思的時(shí)間，思考一下，防止瞬間決策產(chǎn)生錯誤。這樣幾年下來(lái)，從來(lái)沒(méi)有出現與老板之間溝通不到位的現象。

　　2、盡量少開(kāi)沒(méi)有主題的會(huì )議，不開(kāi)沒(méi)有結果的會(huì )議

　　很多領(lǐng)導很喜歡給下屬講自己的感覺(jué)與觀(guān)點(diǎn)，一有想法，就將下屬叫過(guò)來(lái)灌輸一通他的思想，然后自己又總是感覺(jué)下面的人執行力太差，但是將下面的人換了一茬也是這樣，周而復始，惡性循環(huán)。

　　那么，遇到這樣的現象，領(lǐng)導者就必須好好思考是不是給了下屬準確的信息，筆者曾經(jīng)“逼著(zhù)”一個(gè)老板改變他的習慣：不容許他開(kāi)沒(méi)有事先準備的會(huì )議，所有會(huì )議都必須有材料準備，并提前知會(huì )給與會(huì )人員（當然，緊急事情除外），會(huì )議上的決定一定要求下屬部門(mén)形成完成的方案，上報后確認，這樣通過(guò)一段時(shí)間以后，他就不再提沒(méi)有人執行他的想法的事情了

　　3、盡量不接受其他部門(mén)的非書(shū)面語(yǔ)言溝通

　　幾年前，筆者分管的企劃部門(mén)承擔很多其他部門(mén)需配合的事情，有電話(huà)的、有口頭的、聊天室的信息，很多時(shí)候都容易產(chǎn)生遺漏、偏差，讓深受困繞的該部門(mén)經(jīng)理十分郁悶，后來(lái)我給她出了一個(gè)主意：只接受正式的部門(mén)事務(wù)聯(lián)絡(luò )函，其他信息視為無(wú)效信息，果然，一段時(shí)間后，問(wèn)題迎刃而解。

　　當然，部門(mén)事務(wù)聯(lián)絡(luò )函的設計與使用也是有考究的，筆者曾經(jīng)處理過(guò)一個(gè)兩個(gè)部門(mén)的糾紛，行政部門(mén)要求策劃部門(mén)配合做一個(gè)噴繪設計，發(fā)了一個(gè)聯(lián)絡(luò )函給對方，對方也收下了，但是，過(guò)了很長(cháng)時(shí)間沒(méi)有要到他想要的東西，就投訴到我那里，我叫他將部門(mén)事務(wù)聯(lián)絡(luò )函的原件拿來(lái)，一看：行政部門(mén)提交的要求是某時(shí)間內提交總經(jīng)理審批，策劃部門(mén)按時(shí)提交了，但是總經(jīng)理初審沒(méi)有通過(guò)，于是就耽擱了，于是，我只好對雙方各打50板：行政部門(mén)發(fā)出需求不明確，策劃部門(mén)接受需求不明確的信息導致工作失誤。

　　4、做領(lǐng)導的人養成不隨口承諾的習慣

　　筆者曾經(jīng)的下屬可能都有一個(gè)習慣，筆者向來(lái)只承認書(shū)面簽署的意見(jiàn)，對于口頭答應的東西，筆者的觀(guān)點(diǎn)是口說(shuō)無(wú)憑，所以大家都養成習慣，一定要有正式的報告申請，得到正式的批復才執行，當然，為了提高決策效率，手機信息、郵件也可以作為批復憑證。

　　通過(guò)方法，整個(gè)組織就可能形成好的工作習慣，起碼在信息溝通這個(gè)領(lǐng)域，影響執行力的程度就大大降低。

　　當然，筆者并不推崇本本主義，一味強調所有東西都要形而上學(xué)，對于一些思想觀(guān)點(diǎn)的溝通，非正式場(chǎng)合的交談，筆者認為還是組織溝通的很好補充，并不能排除。